@KARENGAUTIER

Ufficio in Casa, come evitare il caos con 8 semplici consigli.

2 di 2 – Il disordine o meglio CAOS vi tormenta? Ecco la seconda parte per porre rimedio all’organizzazione della vostra postazione lavoro e su come tenerla ordinata.

 

Dopo aver visto come poter rimediare ai problemi più “ingombranti”, ecco come poter organizzare il vostro lavoro più nello specifico.

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4. Colore
Un sistema logico di codici colore è una soluzione intelligente (e piena di brio, da un punto di vista visivo), che porterà un tocco di armonia nel vostro spazio ufficio. Le etichette sono facili da leggere e vi risparmieranno quegli eterni attimi di disperazione passati a cercare documenti. Troverete subito ogni cosa, classificata per colore.

Una codificazione di questo tipo è particolarmente efficace per gli archivi. Assegnate un colore a ciascuna categoria: in questo modo sarete in grado di trovare documenti specifici con grande facilità.

Per chi invece non dovesse amare etichette etc, le alternative sono più simpatiche: l’utilizzo di fogli colorati è uno dei più semplici, ma vi consiglio di impiegare tonalità simili o che si accostano bene l’un l’atra o rischiare un cataclisma di colori. Un’altra alternativa è quella di colorare, con un pennarello a punta grossa, un lato o due di una risma di fogli bianchi, in modo da avere già i fogli pronti all’uso.

5. Trovate un posto per ogni documento
Una pila di fogli, in men che non si dica, può diventare ingovernabile. Il segreto per proteggersi dalla confusione è individuare un metodo preventivo per gestire la carta e applicarlo con diligenza, prima che note e foglietti vari si accatastino all’impazzata.

Una semplice ed efficace disposizione è facile da impostare e vi permetterà di tenere sotto controllo la confusione di carte sparse dappertutto. Utilizzare tre o quattro “cesti” o cassetti, nel quale andrete a suddividere nell’immediato i vostri fogli.

Es. io impiego in oltre un ulteriore sistema avendo più fascicoli magari riguardanti lo stesso progetto; la pinzatrice!

Un’altra risposta semplice allo strazio dei mucchi di carta? Non usare la carta! Bollette ed estratti conto online vi permetteranno di contribuire alla riduzione dello spreco di questo materiale. In più, dato che molte aziende ormai fanno pagare il servizio di spedizione dei documenti cartacei, probabilmente risparmierete.

6. Pensate verticale
Se il vostro ufficio domestico è un pò troppo piccolo, provate a non concentrarvi per forza su grandi archivi, armadi o librerie e sforzatevi di sfruttare al massimo lo spazio a vostra disposizione. Provate a escogitare mensole e archivi appesi alla parete, oppure un pannello con contenitori. Oltre che usare bene lo spazio, in questo modo avrete trovato una soluzione pratica e intelligente per avere a portata di mano i documenti e i materiali, che saranno sempre facilmente accessibili e bene in vista.

Per una sistemazione davvero pensata bene, fate in modo che la lavagna, la scaffalatura, o qualsiasi altra soluzione sceglierete, sia, oltre che pratica, anche piacevole da vedere.

6+. Riordinate con regolarità
Ora, dopo avere riorganizzato il vostro ufficio, fate in modo che questo angolo rimanga sempre in ordine. Il modo migliore per essere sicuri che non ricada nello stato caotico in cui versava prima del vostro intervento è riordinarlo una o due volte alla settimana. A fine giornata, dedicate al riordino delle vostre cose qualche minuto (e una volta alla settimana un po’ più di tempo), eliminando la carta e le altre cose che non usate. In questo modo terrete a bada l’accumularsi di roba inutile.

Una volta riordinato lo studio, sarebbe utile anche fare ordine e pulizia su computer, tablet e telefono.